4 dicas cruciais para evitar problemas em comissões de formatura

Estar na comissão de formatura pode ser um dos maiores desafios enfrentados por você, ainda que esse seja um processo essencial para fazer o baile tão esperado por toda a turma.

E, ainda que seja um desafio real fazer parte de toda a organização de uma boa formatura, a verdade é que pequenas ações já evitariam muitos dos problemas enfrentados pelas comissões.

Quer evitar transtornos e ter a festa dos sonhos em sua formatura? Confira nossas dicas e converse com a sua turma de formandos!

1. Priorizem sempre a qualidade e profissionalismo

Um erro comum das comissões de formatura é procurar por uma economia inicial a qualquer custo, sem levar em consideração se a empresa contratada vai conseguir cumprir o contrato. E isso pode dar uma dor de cabeça muito maior do que você imagina.

Primeiro porque, infelizmente, ainda é comum ver empresas de eventos pouco profissionais que, por vezes, recebem todo o valor dos formandos mas não realizam a formatura, deixando uma turma inteira com um grande rombo financeiro.

Por isso, é essencial que a comissão de formatura avalie todas as empresas do mercado e levem em consideração o reconhecimento que a empresa tem no mercado, o portfólio e, claro, a flexibilidade de pagamento.

2. Tomem todas as decisões em grupo

Outro grande erro, que costuma gerar brigas entre os formandos e até mesmo gerar atrasos na formatura, é quanto a tomada de decisões dos detalhes das festas. Ao contrário do que muitos pensam, a comissão de formatura não deve tomar todas as decisões sozinhos.

Ainda que a comissão seja responsável por administrar tudo que é relacionado à festa em si, ela não tem o direito de decidir tudo sem levar em consideração a opinião de toda a turma de formandos.

Realizar reuniões, mesmo que rápidas, e levar as decisões em votação é crucial. Além disso, também é importante que a comissão envie relatórios periódicos, indicando a situação do fundo de formatura e elencando todos os gastos.

3. Façam um contrato constando todas as decisões

Que todas as decisões precisam ser tomadas em grupo, você já sabe, mas também é essencial que tudo seja documentado e assinado pelos envolvidos. Algumas comissões não realizam esse processo e acabam tendo problemas graves, quando algo que foi acordado verbalmente acaba não se realizando.

Um contrato protege não só os interesses do grupo de formandos, mas também a própria comissão. Contratos também devem ser realizados ao fazer acordo com todas as empresas envolvidas na formatura, seja a empresa de formatura, do buffet ou de fotografia.

Uma maneira de facilitar esse processo, e reduzir ainda mais a possibilidade de você ter problemas durante a festa, é contratar uma empresa de formatura que disponha de todos os serviços necessários para a festa, contendo até estúdio de formatura ou aluguel de becas, por exemplo.  

4. Evitem deixar apenas uma pessoa responsável pelo financeiro

Um erro que pode acarretar em problemas graves é deixar apenas uma pessoa responsável pela organização financeira da comissão. No jornal, é possível ver casos de algumas comissões que sofreram com furtos ou erros enormes nas contas realizados pela pessoa que ficou com a função de administrar as finanças.

Para evitar isso, é importante que essa gestão seja realizada por mais de uma pessoa, com a fiscalização de todos da comissão. Além disso, aqueles relatórios que já citamos são cruciais para mostrar que tudo está correndo bem.