Quer organizar a formatura dos sonhos? Confira o passo a passo!

Está pensando em começar a organizar a formatura desde já, mas não sabe por onde começar? Todo esse processo pode ser mesmo complicado, principalmente para quem nunca passou por essa experiência e tem o desejo de fazer a formatura dos sonhos.

Mas não se preocupe! Nós da CADU, durante nossos quase 25 anos de história, desenvolvemos algumas técnicas e metodologias que auxiliam — e muito! — a vida dos formandos.

Neste post, você vai ter acesso a um passo a passo crucial, que vai lhe ajudar a organizar  a formatura desde o início, partindo da formação da comissão de formatura até o dia da grande festa. Confira!

Passo a passo para organizar a formatura dos sonhos

1. Procure a coordenação do curso ou o setor responsável por organizar a formatura de sua faculdade / universidade. Anote nomes, telefones e horários para agendar reuniões entre a comissão e a coordenação;

2. Agende uma assembleia para a escolha da Comissão de formatura que deverá ter os nomes colocados para votação. Inicialmente deverá ser escolhidos Presidente e Vice-presidente da Comissão.

Após a eleição, os escolhidos farão a composição dos demais membros da comissão para ocupar os cargos de: Financeiro, secretário e eventos. A escolha se dará através de convite direto ao aluno ou aceitação da intenção voluntária.

3. Formada a comissão, está deverá se apresentar à coordenação do curso para firmar a organização e o interesse na realização dos eventos de formatura.

OBS: A coordenação do curso não se envolve no processo de organização de formatura salvo expresso em protocolo de colação de grau da instituição de ensino.

4.Passe uma lista entre os alunos interessados na formatura. Coloque nome completo do formando, telefone residencial, celular e comercial, e-mail.

Coloque também as opções de MISSA OU CULTO ECUMÊNICO, SOLENIDADE E BAILE para que o formando informe se deseje ou não. Com estas informações, você poderá fazer um controle maior do cerimonial e da produção dos convites.

5. Após esta etapa, estabeleça um Estatuto, para conhecimento de todos, de quais regras irão regê-lo da melhor maneira possível; (modelo padrão fornecido pela Cadu).

6. Pesquisar e escolher qual a empresa de cerimonial que irá organizar a formatura. Procure estabelecer um critério de melhor custo x benefício das propostas apresentadas. NEM SEMPRE O BAIXO CUSTO SERÁ A MELHOR E A OPÇÃO MAIS ADEQUADA.

7. Busque empresas com experiência no mercado, que tenha patrimônio sólido, com quantidade significativa de clientes atendidos de forma satisfatória e que apresente condições plenas para atender as exigências da sua turma e/ou faculdade/universidade. Na maioria das vezes O BARATO SAI CARO!

8. Várias opções podem gerar conflito, indecisão e demora no processo de escolha. Cabe à comissão de formatura fazer uma filtragem das empresas pesquisadas e apresentar a escolhida ou levar duas ou mais opções para uma Assembleia onde haverá uma votação por parte dos presentes

9. Observe atentamente os itens do orçamento apresentado pelas empresas. A maioria das empresas trabalha com os mesmos itens. Preços menores podem significar baixa qualidade dos produtos ou serviços ou a falta deles. Na dúvida, pergunte. Você não tem obrigação de saber, mas as empresas têm o dever de orientar e explicar.

10. Marcar a data da formatura junto à faculdade / universidade.

11. Escolhida a Empresa de cerimonial, comunique à mesma para agendar a aprovação do orçamento inicial e a assinatura de contrato que deverá ser feita por toda a comissão ou apenas pelo Presidente e Vice-presidente ou ainda seguindo o que determina o Estatuto da turma.

É de responsabilidade da comissão, após a aprovação do orçamento, solicitar por escrito ao cerimonial a data para ser marcada a missa ou culto, solenidade e baile tão logo sejam definidos os locais desses eventos. A solicitação poderá ser feita através de e-mail

12. No momento da assinatura de contrato, escolha a data de pagamento dos boletos que deverá ser única para todos. Os boletos serão enviados pelo correio de acordo com os dados fornecidos pelos alunos através do Termo de Adesão Individual que deverá ser assinado pelo aluno e anexado cópia de RG, CPF e comprovante de endereço atualizado.

Caso haja dificuldade no envio deste boleto pelo correio, o mesmo poderá ser enviado por e-mail através de solicitação por parte do aluno com antecedência máxima de 05 (cindo) dias antes do vencimento.

13. Escolher a empresa que fará a criação do convite e solicitar uma reunião prévia, a fim de discutir sobre o tema da formatura e solicitar orçamento de criação e produção do convite. Nesta fase é importante saber qual será o nº de convites requerido por cada formando, pois o orçamento de produção é feito pela quantidade total de convites.

Procure patrocínios de empresas da mesma área de atuação ou profissionais já estabelecidos no mercado, para viabilizar o custo final da formatura. Lembre-se que patrocínios causam um cunho mais profissional ao convite.

14. Após o recebimento do cronograma de atividades da empresa de convites, informar ao cerimonial para que o mesmo acione a empresa de fotografia para realizar as fotos que irão compor o convite.

Observe as datas e horários para que não coincidam com as atividades acadêmicas (apresentação de trabalhos, provas, testes, seminários etc.) da turma impossibilitando a realização das atividades deste cronograma.

15. Saber os nomes que irão compor o convite: Mestres de cerimônia, Juramentista, Orador, Requerementista, comissão de formatura, professores homenageados, funcionários homenageados, Amigo da turma, Patrono, Paraninfo, etc., sempre mediante votação e registro em ata.

16. Após todas as correções e considerações finais, será autorizada a produção (gráfica) do convite mediante assinatura do layout final no dia da arte final. Aconselha-se à comissão ser composta de pelo menos duas pessoas para a assinatura.

17. Organizar junto ao Cerimonial todas as pendências para a formatura. Verifique todos os itens que constam no contrato para que nenhum detalhe seja esquecido. Esteja sempre em contato com o Cerimonial (Comercial da Empresa) e certifique-se que está tudo de acordo com o esperado e acordado.

Lembre-se: É responsabilidade da comissão a correção das informações contidas no convite, por isso é de máxima importância que a comissão esteja protegida com documentos e informações corretas e verdadeiras.

18. O valor do convite estabelecido no orçamento do cerimonial é um FUNDO DE RESERVA. Lembre-se que quanto mais acabamentos gráficos orçados, quanto mais itens sofisticados de composição do convite, mais oneroso (mais caro) o convite ficará.

19. A comissão poderá viabilizar seminários, encontros, palestras para arrecadar recursos para a formatura. Esse tipo de evento, com custos mais baixos, ou às vezes nenhum custo, pode ser uma ótima fonte de renda para diminuir o valor do custo da formatura. Planeje, organize, faça contato com professores ou profissionais renomados na área, estabeleça uma agenda, solicite apoio da instituição de ensino, busque patrocínio.

A comissão irá se surpreender com os resultados obtidos. A Cadu tem um setor de produção de eventos externos com este objetivo para dar todo o suporte necessário às turmas que desejam fazer captação de recursos.

20. Para amenizar os gastos da formatura, a turma contará com a PROMOÇÂO CUSTO ZERO da CADU onde cada associado receberá em bilhetes, o valor de sua Solenidade.

Estes poderão ser comercializados com seus parentes e amigos reduzindo assim o valor investido por cada um na sua formatura. Em 2017 a Cadu- Formaturas disponibilizou um prêmio em BARRAS DE OURO.

21. Para as placas de homenagem, a comissão deverá escolher em assembleia e com registro em ATA os homenageados da turma como Patrono, paraninfo, amigo da turma, professores, funcionários além do diretor da faculdade / universidade, coordenador do curso, secretaria acadêmica, e demais pessoas que se queira homenagear além do tipo de placa (Madeira, metal, acrílico, vidro, etc.).

Para cada pessoa homenageada, será confeccionada uma placa com nome e cargo/função. A quantidade de placas deverá constar no orçamento da turma.

22. Não faça nada em cima da hora. Tome todas as providências com muita antecedência, e evite problemas, atrasos e imprevistos. Tudo que for decidido entre a comissão e os formandos deverá ser sempre anotado em ATA e assinado por todos os formandos. Lembre-se que tudo deverá estar de acordo e documentado para evitar problemas futuros.

23. Cada setor tem suas regras e normas de trabalho e atendimento. Busque junto ao Cerimonial as informações necessárias para o atendimento nos vários setores como nomes dos profissionais, telefones, e-mail, horário de funcionamento, etc.

24. Durante o processo, a comissão e ou a turma poderá marcar assembleias para tratar de assuntos do interesse de todos e convocar a empresa de cerimonial para acompanhar as decisões e tirar dúvidas.

25. Para nós, o trabalho não acaba quando termina o baile, mas quando você está definitivamente satisfeito.

Esperamos que estas pequenas dicas possam ajudá-lo na realização de tão sonhado momento que é a sua formatura. Essa é a forma que a Cadu Formaturas encontrou para auxiliá-lo no processo de realização dos eventos que compõem a sua colação de grau.

Se você faz parte da comissão de formatura, estas dicas ajudarão no processo junto aos alunos de forma mais tranquila sem muitas cobranças, pois entendemos que a comissão não deixa de ser aluno e, portanto continua cumprindo as atividades normais inerentes aos demais colegas. Boa sorte e conte sempre conosco!